Phương pháp Sớm Hơn Một Ngày

Hôm nay, tôi muốn chia sẻ một kỹ năng đặc biệt mà tôi ước mình đã được học từ khi còn trẻ. Tôi tích lũy được nó trong quá trình làm việc sát cánh với một người sếp cũ, ông là một Giám đốc công nghệ (CTO) từng tự tay sáng lập công ty, đưa nó quy mô lên tới hàng trăm nhân sự và mang về những hợp đồng trị giá hàng triệu đô la. Thế nhưng, chỉ đến khi đọc bài viết "Câu chuyện về VaccinateCA", tôi mới thực sự nhận ra đây là một năng lực riêng biệt và có thể gọi tên chính xác cách thức vận hành của nó. Cốt lõi của kỹ năng này gói gọn trong cụm từ: "Sớm hơn một ngày".

Tuy nhiên, trước khi đi vào giải thích chi tiết, tôi muốn đưa ra một lời cảnh báo: Kỹ năng này có thể gây nguy hiểm khi sử dụng. Nó không thuộc kiểu "Nghệ thuật hắc ám của những người theo chủ nghĩa lý trí" vì hoàn toàn không chứa đựng sự lừa dối, và tôi nghĩ nó khó có thể gây tổn hại cho bất kỳ ai khác ngoài chính người sử dụng. Dù vậy, tôi vẫn bị thôi thúc phải dán nhãn nó là một loại nghệ thuật hắc ám. Việc lạm dụng nó một cách thiếu thận trọng có thể khiến cuộc sống của bạn mất cân bằng nghiêm trọng, một hệ quả hoàn toàn có thể dự đoán trước qua cụm từ "sự hủy hoại chủ động đối với cán cân công việc và cuộc sống".

Nguyên lý hoạt động của nó như sau: Khi bạn đang lên kế hoạch cho một dự án hoặc đưa ra một mốc ước tính thời gian hoàn thành, hãy nhìn vào con số đó và tự hỏi: Chúng ta cần làm gì để hoàn thành việc này sớm hơn một ngày? Sau đó, hãy trả lời câu hỏi đó một cách trung thực và sáng tạo nhất.

Kỹ năng đồng hành cùng phương pháp này là một nguyên tắc tôi gọi tên là "Tuyệt đối không để rơi bóng" (Never Drop A Ball).

Biểu hiện thực tế của phương pháp này là gì?

Tôi từng làm việc trực tiếp dưới quyền của vị Giám đốc công nghệ tại một công ty phần mềm quy mô trung bình. Đội ngũ của tôi thường xuyên được giao nhiệm vụ xây dựng các bản thử nghiệm phần mềm (proof of concept) hoặc các bản demo phục vụ bán hàng. Tiến độ được giao đôi khi áp lực đến mức tôi buộc phải dùng từ giảm tránh là "cực kỳ gắt gao".

Hãy hình dung một kịch bản giả định: Hôm nay là thứ Năm và bạn vừa nhận được thông tin rằng sẽ có một buổi demo bán hàng quan trọng vào thứ Ba tuần tới, trong đó cần bổ sung một số tính năng tùy chỉnh vừa phát triển. Sau khi đánh giá nhanh, bạn nhận thấy phần việc này cần khoảng một tuần và sẽ hoàn thành vào thứ Tư tuần sau. Lúc này, câu hỏi đặt ra là: Bạn cần làm gì để hoàn thành nó sớm hơn một ngày, tức là vào thứ Ba?

Câu trả lời hiển nhiên đầu tiên là bạn có thể làm việc xuyên cuối tuần để có thêm hai ngày hoàn chỉnh. Cộng thêm một vài buổi tối ở lại làm muộn là bạn đã dễ dàng tích lũy đủ tổng số giờ làm việc cần thiết. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Bạn nhận ra mình cần một số tài nguyên hỗ trợ từ phòng Marketing. Bạn đã gửi email cho họ và họ phản hồi rằng có thể xếp lịch họp với bạn vào thứ Hai. Tuy nhiên, vì muốn đẩy nhanh tiến độ, bạn trực tiếp đi bộ sang văn phòng của họ, ghé người vào và nhấn mạnh rằng đây là nhiệm vụ được giao trực tiếp từ vị Giám đốc công nghệ, do đó liệu chúng ta có thể chuyển cuộc họp lên ngay ngày hôm nay được không.

Còn gì nữa không? Bình thường bạn sẽ dành thời gian để viết một tập tài liệu đặc tả hệ thống chi tiết và xây dựng các bộ kiểm thử tự động (test cases) thật chặt chẽ. Bây giờ, bạn vẫn sẽ giữ lại một phần việc đó vì nếu xây dựng sai tính năng thì sẽ là một thảm họa, bạn cần chắc chắn mình đang đi đúng hướng, nhưng bạn sẽ chủ động bỏ qua những bước không thiết yếu. Phần mềm này chỉ cần vận hành trơn tru đúng một lần trong buổi demo, trên một chiếc máy tính do chính bạn kiểm soát, và được thao tác bởi một người tuân theo kịch bản có sẵn do chính bạn viết ra. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể lược bỏ phần lớn các bước kiểm thử độ tin cậy nâng cao hoặc xác thực dữ liệu đầu vào.

Tôi rất tâm đắc với "Câu chuyện về VaccinateCA", bài viết mô tả về một tổ chức phi lợi nhuận với mục tiêu giúp đỡ người dân tiếp cận với vắc-xin Covid-19. Tôi nghĩ đây là một bài viết rất đáng để đọc trọn vẹn, nhưng tôi xin phép được trích dẫn một đoạn đặc biệt ở đây:

"Chúng tôi xây dựng một văn hóa nội bộ bằng cách đếm dòng thời gian bắt đầu từ Ngày 0, ngày mà chúng tôi chính thức bắt tay vào dự án tại California. Chúng tôi thực hiện những cuộc gọi đầu tiên và công bố danh sách địa điểm có vắc-xin đầu tiên vào Ngày 1. Tôi tạo ra hiệu ứng lan truyền nhỏ này chủ yếu để duy trì cảm giác khẩn trương cao độ trong tâm trí của tất cả mọi người.
Chúng tôi liên tục lặp lại một câu câu khẩu hiệu: Mỗi một ngày đều quan trọng. Mỗi một liều vắc-xin đều quý giá.
Trong khi các tổ chức khác sẽ thong thả nói rằng: 'Được rồi, tôi nghĩ chúng ta có thể xếp một cuộc họp về vấn đề đó vào thứ Hai tới', thì tôi sẽ chất vấn: 'Hôm nay đã là Ngày 4. Các bạn dự kiến khi nào tính năng này sẽ được tung ra?' Và nếu họ trả lời rằng cuộc họp đầu tiên sẽ diễn ra vào Ngày 8, tôi sẽ hỏi vặn lại: 'Có lý do gì khiến cuộc họp đó không thể chuyển lên Ngày 4 để sản phẩm có thể chính thức ra mắt muộn nhất là vào Ngày 5 không?'"

Đó chính là tư duy "Sớm hơn một ngày".

Tôi từng làm việc trong cả hai môi trường: nơi có nét văn hóa này và nơi hoàn toàn không có. Tôi cũng từng đưa ra những câu hỏi chất vấn tương tự kiểu "Có lý do gì khiến cuộc họp không thể diễn ra vào Ngày 4 không?" và câu trả lời tôi nhận lại đại loại là "Thực ra là không có lý do gì cả, chỉ là tôi không nghĩ đến điều đó thôi". Do những lựa chọn chủ động trong định hướng sự nghiệp, tôi chưa bao giờ phải gánh vác những công việc mà mạng sống của con người phụ thuộc trực tiếp vào tốc độ thực thi của đội ngũ. Tuy nhiên, tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng ngay cả khi có mạng người nằm trên lằn ranh sinh tử, điều đó cũng không thể tự động khiến nhiều người hành động với tốc độ nhanh hơn nếu họ không có sẵn tư duy này.

Còn một điểm đáng lưu ý nữa về diện mạo của phương pháp "Sớm hơn một ngày": Tôi tìm thấy sự phấn khích và phần thưởng xứng đáng khi được làm việc trong trạng thái này, và tôi tin nhiều người khác cũng có cùng cảm giác. Bạn không ngồi rung đùi chờ việc, bạn không chấp nhận bị khất lần, bạn không làm những công việc rườm rà không cần thiết chỉ để hoàn thành một mục tiêu đơn giản. Tôi thường thấy quá trình này rất vui, ngay cả khi có những ngày phải làm việc tới 14 tiếng đồng hồ, bởi vì mọi thứ xung quanh liên tục chuyển động, tiến về phía trước với tốc độ chóng mặt và tôi cảm nhận rõ ràng tầm ảnh hưởng của bản thân. Tất nhiên, trải nghiệm thực tế của mỗi người có thể sẽ khác nhau.

Cách thức thực hiện phương pháp này

Trên tất cả, phương pháp này vận hành bằng cách tự đặt câu hỏi cho bản thân mỗi ngày: Chúng ta cần làm gì để hoàn thành việc này sớm hơn một ngày?

• Bước một, thiết lập mục tiêu: Hãy mô tả thật rõ ràng kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn đạt được. Bản mô tả này không cần phải là một tài liệu đặc tả dài hàng trang giấy. Tôi khuyên bạn nên đúc kết nó thành một câu cốt lõi duy nhất, hoặc cùng lắm là một đoạn văn ngắn giàu tính khơi gợi, ngay cả khi bạn có viết một bản tài liệu chi tiết ở sau.
• Bước hai, liên tục rà soát các rào cản và xác định bước đi tiếp theo: Rào cản là bất kỳ yếu tố nào ngăn cản sự tiến lên phía trước để hướng tới mục tiêu. Bước đi là một hành động mang tính tịnh tiến dần về phía mục tiêu đó. Nếu bạn đang đi bộ đến một đích đến, rào cản sẽ là một dòng sông sâu chặn ngang đường, còn bước đi chính là một bước chân đặt xuống theo hướng chuẩn xác.
• Bước ba, nhận trách nhiệm (đôi khi mang tính anh hùng) để dẹp bỏ rào cản và thực hiện các bước đi: Sau mỗi một bước chân bạn đặt xuống, bạn phải tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Việc các rào cản hay các bước đi đó có nằm trong bản mô tả công việc chính thức của bạn hay không hoàn toàn không quan trọng. Đôi khi, cách tốt nhất là rũ bỏ hoàn toàn khái niệm về "trách nhiệm cá nhân" và chỉ tập trung duy nhất vào việc: Bước tiếp theo cần làm gì?
• Bước tư, luôn cảnh giác để tìm kiếm những cách giải quyết vấn đề độc lạ hoặc nhận biết các dấu hiệu cho thấy mình đang đi lệch hướng: Đây là lúc bạn nên áp dụng các kỹ thuật như "Nói hươu nói vượn rồi cắt tỉa" (Babbling and Pruning), hoặc "Thực sự dành ra 5 phút để suy nghĩ sâu", hoặc "Thực sự bắt tay vào làm thử". Việc suy nghĩ xem bạn sẽ làm gì nếu có trong tay nguồn lực khổng lồ cũng là một cách tiếp cận rất đáng giá, đặc biệt là khi bạn đang rơi vào trạng thái bế tắc. Các bước đi của bạn phải thực sự dẫn tới đích đến, ngay cả khi đó là những nỗ lực dựa trên giá trị kỳ vọng thay vì một giá trị chắc chắn.

Xét về mặt kỹ thuật, phương pháp "Sớm hơn một ngày" không đồng nghĩa với việc bạn được phép bàn giao một sản phẩm kém chất lượng hay cẩu thả. Yêu cầu "sản phẩm này phải có độ hoàn thiện cao và đáng tin cậy" hoàn toàn có thể là một phần trong mục tiêu ban đầu của bạn. Đôi khi, kỹ thuật này đòi hỏi bạn phải nhìn nhận một cách nghiêm túc xem một thứ thực sự cần độ tin cậy đến mức nào, bởi vì câu trả lời có thể là: một sản phẩm chỉ hoạt động ổn định trong một nửa số lần thử nghiệm nhưng được bàn giao sớm hơn một ngày lại mang mang lại giá trị cao hơn. Ngược lại, đôi khi nó bắt bạn phải đánh giá lại tiêu chuẩn tin cậy thông thường, vì có những lúc một sản phẩm chỉ hoạt động chính xác 99% vẫn là điều hoàn toàn không thể chấp nhận được.

Tôi biết mình đã dành nhiều dung lượng để nói về biểu hiện của phương pháp này và những cách nó có thể đi chệch hướng hơn là hướng dẫn cách thực hiện. Lý do là bởi kỹ thuật này nghiêng về mặt thái độ sống nhiều hơn là một quy trình hành động cố định. Nếu bạn nhận thấy thái độ của mình xung đột với quy trình nêu trên, hãy sẵn sàng vứt bỏ quy trình và trực tiếp cắt giảm những bước không cần thiết.

Câu hỏi tối thượng vẫn luôn là: Chúng ta cần làm gì để hoàn thành việc này sớm hơn một ngày?

Những góc khuất và cách phương pháp này có thể đi chệch hướng

Danh sách dưới đây không bao hàm toàn bộ mọi trường hợp. Nó phần lớn được đúc kết từ chính trải nghiệm thực tế hoặc quá trình quan sát rất gần của cá nhân tôi. Dù có những thành tựu rất đáng tự hào từng được tạo ra nhờ cận kề với danh sách này, bản thân danh sách dưới đây không phải là một bảng vàng vinh danh, mà là một hồi chuông cảnh báo về những mối nguy hiểm.

Khái niệm "Sự đánh đổi cấm kỵ" (Taboo Tradeoffs) có thể sẽ rất hữu ích tại thời điểm này.

Một phần lý do giúp kỹ thuật này hoạt động hiệu quả là việc bạn chủ động và quyết liệt tìm kiếm những yếu tố có thể mang ra đánh đổi nhằm đẩy mốc thời gian về phía trước. Bất kỳ điều gì không nằm trong mục tiêu cốt lõi đều có nguy cơ bị mang ra làm vật tế thần. Nếu bạn chú ý kỹ trong phần hướng dẫn hoặc tập trung cao độ trong quá trình thực hiện mục tiêu, bạn sẽ nhận ra ngay khi có một yếu tố quan trọng sắp bị mang đi đánh đổi trong khi đáng lẽ nó phải là một phần của mục tiêu. Phương pháp "Sớm hơn một ngày" không bắt buộc bạn phải đánh đổi sự an toàn, các bước kiểm thử quan trọng hay độ hoàn thiện của sản phẩm, mặc dù nó hoàn toàn có khả năng dẫn đến điều đó. Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi nhận thấy kỹ thuật này dễ tạo ra một hội chứng "tầm nhìn đường hầm" (tunnel vision), nơi tất cả những gì không phục vụ mục tiêu chung đều bị giảm bớt tầm quan trọng và mờ nhạt dần.

Những buổi chiều Chủ nhật thư thái đi dạo ngoài công viên, lịch trình tập luyện thể thao đều đặn của bạn, hay việc ăn những món ăn lành mạnh thay vì những hộp pizza đông lạnh thường không được xếp vào mục tiêu cốt lõi, và do đó chúng sẽ phải gánh chịu hậu quả. Bạn có thể giảm thiểu tác động này bằng cách thiết lập một quy tắc mềm: chỉ cho phép bản thân làm việc dưới áp lực của phương pháp "Sớm hơn một ngày" trong một khoảng thời gian cố định (đối với tôi là hai tuần), sau đó bắt buộc phải dừng lại để làm việc với một tốc độ chậm rãi và thư thái hơn. Bạn cũng có thể kiểm soát bằng cách vạch ra những ranh giới nghiêm ngặt về các nguồn lực (bao gồm cả quỹ thời gian của bạn) được phép huy động cho mục tiêu. Kỹ thuật này vẫn vận hành tốt nếu bạn chỉ cho phép nó sử dụng khung giờ từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, tương tự như việc bạn ra điều kiện không được phép tiêu tốn tiền bạc vậy. Theo mặc định, phương pháp này cực kỳ xung đột với khái niệm "thời gian nghỉ ngơi". Việc giảm thiểu tác hại không có nghĩa là bạn ngăn chặn được hoàn toàn nó xảy ra.

Những hệ quả dài hạn thường không được tính đến trong mục tiêu ngắn hạn. Đôi khi bạn có thể đẩy nhanh một quy trình bằng cách ném thật nhiều tiền vào đó, và đây là một sự đánh đổi chính xác để đưa sản phẩm về đích "Sớm hơn một ngày", nhưng xét về mặt tuyệt đối thì đó là một sự đánh đổi tồi tệ. Đôi khi bạn chấp nhận vắt kiệt sức lao động của chính mình hoặc các đồng đội, khiến mọi người rơi vào trạng thái kiệt quệ và gần như mất sức lao động suốt nhiều tháng trời chỉ để đổi lấy năng suất làm việc gấp đôi trong vòng một tuần. Đây là một quyết định chính xác để đạt được mục tiêu "Sớm hơn một ngày", nhưng lại là một nước đi thiển cận nếu nhìn về bức tranh dài hạn. Bạn có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách đưa một người không tham gia trực tiếp vào mục tiêu của bạn vào quy trình quản lý, đóng vai trò là người kéo phanh khi cần thiết. Việc giảm thiểu không đồng nghĩa với việc ngăn chặn triệt để.

Rất nhiều người bạn tương tác cùng sẽ không chia sẻ chung mục tiêu với bạn, hoặc ít nhất là họ không có chung tham vọng muốn đưa nó về đích "Sớm hơn một ngày". Khi giao tiếp với những người này, bạn rất dễ bị coi là một kẻ thô lỗ, ám ảnh, phiền phức hoặc là một nguồn tạo ra rắc rối. Việc gõ cửa phòng ai đó hai lần một ngày chỉ để hỏi xem họ đã ký duyệt cái tài liệu bạn gửi hay chưa có vẻ là một hành động hoàn toàn hợp lý khi bạn nhìn qua lăng kính của phương pháp "Sớm hơn một ngày". Tuy nhiên, nó khó có thể khiến người đó có ấn tượng tốt đẹp về bạn. Bạn có thể giảm thiểu điều này bằng cách coi thiện chí và sự chú ý của người khác là một nguồn tài nguyên hữu hạn cần được chi tiêu một cách khôn ngoan. Một cách khác là chủ động lan tỏa tư duy này sang họ, thuyết phục họ tin rằng mục tiêu của bạn là một điều thực sự có giá trị để cùng theo đuổi. Việc giảm thiểu không có nghĩa là ngăn chặn hoàn toàn.

Liên quan đến những hệ quả dài hạn, việc lao như thiêu thân về phía mục tiêu có thể khiến bạn phá vỡ các quy tắc. Đôi khi, xét trên cán cân tổng thể thì điều này là xứng đáng. Tôi sẽ không khẳng định rằng việc phá vỡ quy tắc là không bao giờ đáng giá hay tất cả các quy tắc đều được thiết kế hoàn hảo và tối quan trọng. Tôi chỉ muốn đưa ra lời cảnh báo rằng: nếu bạn nhận thấy mình chuẩn bị bước qua một lằn ranh quy tắc, hãy dừng lại và suy nghĩ thật thấu đáo về quyết định đó. Việc có một người đứng ngoài vòng xoáy áp lực của phương pháp này để kiểm định những lựa chọn có phần liều lĩnh của bạn là một hình thức giảm thiểu rủi ro, nhưng những người đứng ngoài thường có tâm lý thận trọng quá mức và có thể làm triệt tiêu phần lớn sức mạnh của kỹ thuật này. Nếu điều kiện cho phép, việc duy trì một kênh giao tiếp cởi mở với một người thực sự có thẩm quyền (chẳng hạn như người đặt ra, thực thi quy tắc và có quyền đình chỉ quy tắc đó) sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Biện pháp giảm thiểu tốt nhất mà tôi biết là luôn giữ một sự phân biệt rạch ròi giữa các chính sách nội bộ, các thông lệ tốt (best practice) và luật pháp. Giảm thiểu không phải là ngăn chặn tuyệt đối.

Kỹ thuật này tập trung toàn bộ vào việc lao đi thật nhanh về phía mục tiêu. Nó hoàn toàn không giúp bạn định hình xem đó có phải là một mục tiêu tốt hay đáng giá hay không. Việc hoàn thành một cuộc đua nghẹt thở về phía vạch đích để rồi cay đắng nhận ra mình đã tạo ra một sản phẩm sai lầm sẽ mang lại tổn thương rất lớn, và lúc đó bạn khó có thể còn đủ năng lượng dự trữ để làm lại từ đầu. Bạn có thể hạn chế rủi ro này bằng cách cẩn trọng ngay từ khâu viết đặc tả ban đầu, liên tục thực hiện các buổi demo nhỏ định kỳ, hoặc xây dựng một sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) thực sự được đưa vào sử dụng thực tế. Giảm thiểu không đồng nghĩa với ngăn chặn hoàn toàn.

Lời kết

Tôi viết và công bố bài chia sẻ này vì ba lý do.

• Thứ nhất, tôi ước mình hiểu được nguyên lý này sớm hơn trong sự nghiệp của mình, vì vậy tôi muốn những người có nét tính cách giống tôi có cơ hội tiếp cận và học hỏi kỹ thuật này từ sớm. Tôi tìm thấy sự phấn khích tột độ khi được làm việc theo phong cách này và đáng lẽ tôi đã có thể tối ưu hóa con đường sự nghiệp của mình để được trải nghiệm nó nhiều hơn. Nếu bạn đang cố gắng hoàn thành một công việc quan trọng một cách nhanh chóng, tôi muốn bạn có trong tay công cụ này.
• Thứ hai, đây là một kỹ thuật tôi luôn lưu giữ và mài giũa cẩn thận trong hộp công cụ tư duy của mình, và tôi muốn có một bài viết để hướng mọi người nhìn vào đó, giúp họ hiểu lý do vì sao tôi có thể đang gõ cửa văn phòng của họ hai lần một ngày theo cả nghĩa bóng lẫn nghĩa đen.
• Thứ ba, đôi khi đây là một kỹ thuật tồi tệ nếu áp dụng sai cách. Tôi dùng từ "tồi tệ" theo nghĩa nó sẽ thiêu rụi thời gian, các mối quan hệ và sức khỏe của bạn chỉ để phục vụ cho một mục tiêu không hề xứng đáng với những hy sinh đó. Một số cộng đồng và tổ chức có thể truyền bá kỹ thuật này một cách âm thầm mà không giải thích rõ ràng bản chất thực sự của nó là gì. Tệ hơn nữa, một số người có thể vô tình trượt dài vào trạng thái tâm lý này mà không có một mục tiêu rõ ràng để rồi tự làm tổn thương chính mình. Việc gọi tên kỹ thuật này giúp chúng ta dễ dàng nhận diện nó để chủ động đưa ra những lựa chọn khác đi.

Nếu bạn quyết định thúc ép bản thân mạnh mẽ như vậy, xin hãy chắc chắn rằng bạn đang làm điều đó vì một mục tiêu mà bạn đã thực sự suy nghĩ thấu đáo và đánh giá là hoàn toàn xứng đáng.